Regeln zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Düren ab dem 01.01.2018

Die Stadt Düren bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierfür wurden im Sinne des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen – EGovG NRW) die erforderlichen Zugänge eingerichtet, über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden können.

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

3. Signatur

4. Verschlüsselung

5. Dateiformate

6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse

7. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke

8. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren

9. Datenschutz 

Die Stadt Düren eröffnet einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach den Vorschriften des § 3 Abs. 1 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation 

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr per E-Mail übersandtes Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Vertrauensdienstegesetzes versehen.

Für qualifiziert signierte Dokumente und/oder verschlüsselte E-Mails und Anlagen steht Ihnen ausschließlich die E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle zur Verfügung:

Für eine formfreie Kommunikation, also für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.dueren.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.

Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Düren (zu den Ausschreibungen). Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg. 

Bitte senden Sie der Stadt Düren keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadt Düren nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Die Stadt Düren unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur.

www.bundesnetzagentur.de  

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

4. Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie die von Ihnen signierte Nachricht zusätzlich verschlüsseln. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten "öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter dem folgenden Link zum Download bereit:

In dem Sie den Zugang zur Stadtverwaltung Düren über die unter Ziffer 2. genannte E-Mail-Adresse nutzen, erklären Sie Ihr Einverständnis zur elektronischen Kommunikation und zur Speicherung Ihres dafür erforderlichen öffentlichen Schlüssels. Die Stadtverwaltung Düren wird in der weiteren Kommunikation Ihren öffentlichen Schlüssel nutzen, um verschlüsselte Mails an Sie zu versenden.

5. Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Düren nicht alle auf dem Markt gängige Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Zurzeit ist die Datenübermittlung deshalb auf folgende Formate beschränkt: 

Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.

Eingehende E-Mails (inklusive Anhänge) darf eine Gesamtgröße von 35 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Düren nur als nicht selbst entpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

E-Mails, die das Nachladen von Inhalten erfordern, können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen mit der E-Mail versenden.

6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse

Über die elektronische Zugangseröffnung nach Ziffer 1 hinaus eröffnet die Stadt Düren unter der De-Mail-Adresse

einen elektronischen Zugang nach den Vorschriften des § 3 Abs. 2 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Absatz 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG NRW, in Verbindung mit § 36a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Sozialgesetzbuch I sowie in Verbindung mit § 87a Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 bzw. Absatz 4 Satz 3 der Abgabenordnung.

7. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke

Die Stadt Düren nutzt für eine evtl. Antwort als Rückkanal in der Regel den vom Bürger oder Unternehmer gewählten elektronischen Kommunikationsweg (konkludente Zugangseröffnung des Absenders), begrenzt auf die jeweilige Angelegenheit. Besteht über die Identität des Absenders keine hinreichende Gewissheit, kann eine Antwort auch per Post erfolgen. 

Die Kommunikation über soziale Netzwerke stellt keine Zugangseröffnung im Sinne dieser Kommunikationsregeln dar. Sie hat lediglich informellen und unverbindlichen Charakter. Eine Nutzung im Rahmen von Verwaltungsverfahren oder sonstige rechtsverbindliche Nutzung ist ausgeschlossen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen besteht auch keine Verpflichtung für eine Antwort ausschließlich diesen Kanal nutzen zu müssen. Falls keine anderen Kontaktdaten vorhanden sind, beschränkt sich die behördliche Reaktion auf dem Rückkanal innerhalb des sozialen Netzwerkes allenfalls auf die Mitteilung einer datenschutzgerechteren Kontaktmöglichkeit. Ein Rechtsanspruch auf Bearbeitung oder Beantwortung innerhalb des sozialen Netzwerkes kann nicht geltend gemacht werden.

8. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren

Die Stadt Düren bietet in Verwaltungsverfahren, in denen die Identität einer Person aufgrund einer Rechtsvorschrift festzustellen ist oder aus anderen Gründen eine Identifizierung notwendig ist, gem. § 3 Abs. 3 EGovG NRW i. V. m. § 18 des Personalausweisgesetzes bzw. nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes einen elektronischen Identitätsnachweis an. Die Abwicklung dieses Verfahrens erfolgt über das Bürgerportal der Stadt Düren.

9. Datenschutz

Informationen zum Thema „Datenschutz“ finden Sie hier.

Der Stadt Düren ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein besonderes Anliegen. Wir halten uns daher strikt an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 

Ihre Daten werden von uns weder veröffentlicht, noch unberechtigt an Dritte weitergegeben. 

Im Folgenden erläutern wir, welche Daten während Ihres Besuches auf unseren Webseiten erfasst und wie genau diese verwendet werden